Privatlivs- og cookiepolitik

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

Når du bruger kontaktformularen

• dit navn,
• din e-mailadresse,
• indholdet af din besked,
• tidspunktet for henvendelsen samt interne statusmarkeringer for, om den er læst og besvaret.

Når du skriver direkte til os

Vi behandler din e-mailadresse, korrespondancens indhold, eventuelle vedhæftede filer og almindelige e-mailmetadata som afsender, modtager og tidspunkt.

Når du besøger hjemmesiden

Webservere og tekniske tjenester kan registrere oplysninger som IP-adresse, browsertype, enhedstype, tidspunkt og den side, du anmoder om. Din valgte sprogindstilling kan desuden gemmes lokalt i din browser.

Kontaktformularen er ikke beregnet til følsomme personoplysninger. Undlad derfor at skrive eksempelvis helbredsoplysninger, CPR-nummer eller andre fortrolige oplysninger i beskedfeltet.

3. Formål og retsgrundlag

Vi bruger oplysningerne til at:

• besvare din henvendelse,
• forstå og vurdere dine behov,
• forberede en konsultation eller et tilbud,
• føre korrespondance før en eventuel aftale,
• drive, beskytte og fejlfinde hjemmesiden og dens formular.

Når du beder om en konsultation, et tilbud eller andre konkrete skridt med henblik på en mulig aftale, og behandlingen er nødvendig for at imødekomme din anmodning, er retsgrundlaget GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Andre henvendelser samt nødvendig administration, sikkerhed og teknisk drift behandles efter artikel 6, stk. 1, litra f, fordi vi har en legitim interesse i at kunne besvare henvendelser og beskytte vores tjenester, forudsat at dine interesser eller grundlæggende rettigheder ikke går forud. Hvis en henvendelse fører til et kundeforhold, og gældende lovgivning kræver, at vi opbevarer bestemte oplysninger – eksempelvis regnskabsmateriale efter bogføringslovens § 12 – er retsgrundlaget artikel 6, stk. 1, litra c. Kun de oplysninger, der er omfattet af den retlige forpligtelse, opbevares på dette grundlag.

Vi bruger ikke oplysningerne til nyhedsbreve eller direkte markedsføring uden et særskilt lovligt grundlag. Vi sælger ikke personoplysninger og anvender ikke profilering eller automatiske afgørelser.

4. Hvem har adgang til oplysningerne?

Adgangen er begrænset til den dataansvarlige og én særligt autoriseret person, som hjælper med teknisk vedligeholdelse og sikkerhed. Den tekniske adgang må kun bruges, når det er nødvendigt for driften, og efter instruks fra den dataansvarlige.

Vi benytter desuden følgende tjenesteudbydere:

• Simply.com A/S, Danmark – hosting af hjemmesiden, tekniske serverfunktioner og e-mail.
• Supabase Pte. Ltd., Singapore – database og adgangsstyring, som bruges af det interne administrationspanel. Projektets primære region er West EU (Irland), eu-west-1.

Når en leverandør behandler personoplysninger på vores vegne, sker det efter en databehandleraftale. Andre modtagere behandler oplysninger efter deres egne juridiske forpligtelser og privatlivsvilkår.

5. Behandling uden for EU/EØS

Databasen, der bruges til kontaktformularen, hostes i AWS-regionen West EU (Irland), eu-west-1. Oplysninger fra formularen opbevares og behandles derfor primært i EU.

Supabase Pte. Ltd. er etableret i Singapore, og Supabases autoriserede underdatabehandlere – herunder leverandører af support i USA – kan få adgang til oplysninger, når det er nødvendigt for at levere, sikre eller understøtte tjenesten. For overførsler til lande, der ikke er omfattet af en tilstrækkelighedsafgørelse, indeholder Supabases Data Processing Addendum (DPA), som indgår i aftalegrundlaget for brugen af tjenesten, EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser vedtaget ved gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914. Da vi er dataansvarlige, og Supabase er databehandler, anvendes modul 2 (dataansvarlig til databehandler). Supabase skal desuden indgå skriftlige aftaler med sine autoriserede underdatabehandlere med databeskyttelsesforpligtelser, der ikke er mindre beskyttende end forpligtelserne i databehandleraftalen.

Du kan se de relevante standardkontraktbestemmelser og sikkerhedsforanstaltninger i Supabases databehandleraftale og de autoriserede underdatabehandlere på Supabases liste over underdatabehandlere. Du kan også anmode om en kopi af de relevante garantier ved at skrive til kontakt@bjornehus.dk.

6. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

• Henvendelser indsendt via kontaktformularen slettes automatisk fra Supabase senest 12 måneder efter modtagelsen.
• E-mailkorrespondance, der ikke fører til et kundeforhold, slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter den seneste relevante kontakt.
• Spam, fejlsendte beskeder og oplysninger, der tydeligt ikke længere er nødvendige, slettes tidligere.
• Hvis henvendelsen fører til et kundeforhold, kan nødvendige oplysninger blive opbevaret længere som en del af kunde-, aftale- eller regnskabsdokumentationen, når loven eller et konkret dokumentationsbehov kræver det.

Tekniske logoplysninger og sikkerhedskopier opbevares efter tjenesteudbydernes drifts- og sikkerhedsprocedurer og slettes eller overskrives, når de ikke længere er nødvendige.

7. Cookies og lokal lagring

Hjemmesiden bruger ikke analyse-, reklame- eller markedsføringscookies.

Vi bruger browserens lokale lagring til at huske, om du har valgt dansk eller engelsk, og om du allerede har set hjemmesidens vejledning til kontrolpanelet. Oplysningerne består kun af dit sprogvalg og markeringen af, at vejledningen er set, bruges ikke til sporing og bliver liggende, indtil du ændrer valget eller rydder browserens webstedsdata. Den interne administratorside bruger desuden lokal lagring til en nødvendig login-session, men dette vedrører kun autoriserede administratorer.

Hvis vi senere indfører ikke-nødvendige cookies eller sporing, opdaterer vi denne politik og indhenter samtykke, hvor det kræves.

8. Er det frivilligt at give oplysninger?

Det er frivilligt at kontakte os. Navn, e-mailadresse og besked er nødvendige, hvis du vil bruge formularen, fordi vi ellers ikke kan forstå og besvare din henvendelse. Du kan i stedet skrive direkte til os på e-mail.

9. Dine rettigheder

Afhængigt af omstændighederne har du ret til:

• indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig,
• at få urigtige oplysninger rettet,
• at få oplysninger slettet,
• at få behandlingen begrænset,
• at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser,
• at modtage oplysninger i et struktureret format, når retten til dataportabilitet gælder.

Rettighederne er ikke absolutte og kan være begrænset af andre lovkrav eller nødvendige dokumentationshensyn. Kontakt os på kontakt@bjornehus.dk, hvis du vil gøre brug af en rettighed. Vi kan bede om rimelige oplysninger for at kontrollere din identitet.

10. Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine oplysninger, er du velkommen til først at kontakte os. Du har også ret til at klage til Datatilsynet.

11. Sikkerhed og ændringer

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder adgangsbegrænsning, krypterede forbindelser og beskyttet administratoradgang. Ingen internetbaseret tjeneste kan dog garantere fuldstændig sikkerhed.

Politikken kan blive opdateret, hvis vores behandling, leverandører eller juridiske status ændrer sig. Den gældende version vil altid være tilgængelig på denne side med datoen for seneste opdatering.

2. What information do we process?

When you use the contact form

• your name,
• your email address,
• the contents of your message,
• the time of your enquiry and internal status indicators showing whether it has been read and answered.

When you email us directly

We process your email address, the contents of the correspondence, any attachments and ordinary email metadata such as sender, recipient and time.

When you visit the website

Web servers and technical services may record information such as your IP address, browser type, device type, access time and the page requested. Your selected language may also be stored locally in your browser.

The contact form is not intended for sensitive personal data. Please do not include health information, national identification numbers or other confidential information in the message field.

3. Purposes and legal bases

We use the information to:

• respond to your enquiry,
• understand and assess your needs,
• prepare a consultation or quotation,
• correspond with you before a possible agreement,
• operate, secure and troubleshoot the website and its form.

Where you request a consultation, quotation or other specific steps with a view to a possible agreement, and the processing is necessary to respond to your request, the legal basis is Article 6(1)(b) GDPR. Other enquiries and the necessary administration, security and technical operation are processed under Article 6(1)(f), because we have a legitimate interest in responding to enquiries and protecting our services, provided that your interests or fundamental rights do not override those interests. If an enquiry leads to a customer relationship and applicable law requires us to retain specific information – for example, accounting records under section 12 of the Danish Bookkeeping Act – the legal basis is Article 6(1)(c). Only information covered by the legal obligation is retained on this basis.

We do not use the information for newsletters or direct marketing without a separate lawful basis. We do not sell personal data and do not use profiling or automated decision-making.

4. Who can access the information?

Access is limited to the controller and one specifically authorised person who assists with technical maintenance and security. Technical access may only be used when necessary for operation and on the controller's instructions.

We also use the following service providers:

• Simply.com A/S, Denmark – website hosting, technical server functions and email.
• Supabase Pte. Ltd., Singapore – database and access control used by the internal administration panel. The project's primary region is West EU (Ireland), eu-west-1.

Where a provider processes personal data on our behalf, this is governed by a data processing agreement. Other recipients process information under their own legal responsibilities and privacy terms.

5. Processing outside the EU/EEA

The database used for the contact form is hosted in the AWS West EU (Ireland) region, eu-west-1. Information submitted through the form is therefore stored and primarily processed in the EU.

Supabase Pte. Ltd. is established in Singapore, and Supabase's authorised subprocessors – including support providers in the United States – may access information where necessary to provide, secure or support the service. For transfers to countries not covered by an adequacy decision, the Supabase Data Processing Addendum (DPA), which forms part of the contractual framework for use of the service, incorporates the European Commission's Standard Contractual Clauses adopted under Implementing Decision (EU) 2021/914. Because we act as controller and Supabase acts as processor, Module Two (controller to processor) applies. Supabase must also enter into written agreements with its authorised subprocessors containing data protection obligations that are no less protective than those in the Data Processing Addendum.

You can review the relevant Standard Contractual Clauses and security measures in the Supabase Data Processing Addendum and the authorised subprocessors in Supabase's Subprocessor List. You may also request a copy of the relevant safeguards by emailing contact@bjornehus.dk.

6. How long do we retain information?

• Enquiries submitted through the contact form are automatically deleted from Supabase no later than 12 months after receipt.
• Email correspondence that does not lead to a customer relationship is normally deleted no later than 12 months after the last relevant contact.
• Spam, misdirected messages and information that is clearly no longer needed are deleted sooner.
• If an enquiry leads to a customer relationship, necessary information may be retained for longer as part of customer, contractual or accounting records where required by law or a specific need for documentation.

Technical logs and backups are retained under the service providers' operational and security procedures and are deleted or overwritten when no longer necessary.

7. Cookies and local storage

The website does not use analytics, advertising or marketing cookies.

We use browser local storage to remember whether you selected Danish or English and whether you have already seen the website's control-panel guidance. It contains only your language choice and a marker that the guidance has been seen, is not used for tracking and remains until you change the choice or clear the website data in your browser. The internal administration page also uses local storage for an essential login session, but this only concerns authorised administrators.

If we later introduce non-essential cookies or tracking, we will update this policy and request consent where required.

8. Is providing information voluntary?

Contacting us is voluntary. Your name, email address and message are required if you use the form because otherwise we cannot understand and respond to your enquiry. You may instead contact us directly by email.

9. Your rights

Depending on the circumstances, you have the right to:

• access the information we process about you,
• have inaccurate information corrected,
• have information erased,
• restrict processing,
• object to processing based on legitimate interests,
• receive information in a structured format where the right to data portability applies.

These rights are not absolute and may be limited by other legal requirements or necessary documentation. Contact us at contact@bjornehus.dk to exercise a right. We may request reasonable information to verify your identity.

10. Complaints

If you are dissatisfied with how we process your information, you are welcome to contact us first. You also have the right to lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet).

11. Security and changes

We apply appropriate technical and organisational measures, including access restrictions, encrypted connections and protected administrator access. No internet-based service can, however, guarantee complete security.

This policy may be updated if our processing, providers or legal status changes. The current version will always be available on this page together with the date it was last updated.